Содержание
- Бизнес-процессы в CRM
- Преимущества настройки бизнес-процессов
- Работа с бизнес-процессами
- Создание бизнес-процесса в Битрикс24
- Алгоритм запуска бизнес-процесса
- Как настроить бизнес-процесс в Битрикс24
Битрикс24 - программное обеспечение, предназначенное для автоматизации бизнес-процессов внутри компании. Используя специальные программы, руководители и рядовые работники компании получают многочисленные преимущества. Уменьшается влияние «человеческого фактора», распространенных ошибок, скорость выполнения задач растет, повышается эффективность как отдельного сотрудника, так и всей компании.
Используя CRM, можно создать задачи и управлять ими, но сначала давайте разберемся, что это такое. Бизнес-процесс Битрикс - это четкий алгоритм обработки конкретного документа, где учитываются точки входа и выхода, определенные действия, условия выполнения конкретной задачи.
Условно такие процессы можно поделить на три составляющие:
- точка входа - момент создания или внесения в базу документа;
- точка выхода - итоговое состояние документа после обработки внутри системы;
- алгоритмы - действия, которые совершаются внутри системы между точками входа и выхода.
Зная, как запускаются и формируются бизнес-процессы, вам будет проще автоматизировать деятельность как всей компании, так и ее отдельных подразделений.
Бизнес-процессы в CRM
В Bitrix24 есть доступ к нескольким типам бизнес-процессов:
- Общие;
- Мои процессы;
- CRM и бизнес-процессы.
Общие процессы - типовые шаблоны, которые используются всеми предприятиями, вне зависимости от формы деятельности, сферы, числа сотрудников, клиентов. К ним относится, например, счет на оплату.
Где найти: Компания - Процессы
Мои процессы - список всех активностей, в которых участвует конкретный пользователь. Вы можете использовать фильтры, чтобы получить доступ ко всем доступным элементам или только активным.
Где найти: Бизнес-процессы - мои процессы
CRM и бизнес-процессы - вкладка, о которой пойдет речь ниже. Найти ее можно, используя путь CRM - Настройки - Автоматизация - Бизнес-процессы.
Преимущества настройки бизнес-процессов
Бизнес-процессы можно индивидуально настраивать внутри программного обеспечения. Распространено мнение, что такая необходимость возникает только у крупных компаний со сложной структурой управления. Но на самом деле, бизнес-процессы несут наибольшую выгоду именно для средних и малых предприятий. Здесь постоянно используется лишь ограниченное число базовых и индивидуальных процессов.
Если настроить и автоматизировать их, то у руководителя бизнеса появится возможность контролировать деятельность коллектива в режиме реального времени, отслеживать, чем конкретно занимается каждый сотрудник. У работников высвободится время на решение конкретных задач, снизится бюрократическая нагрузка. Вместо того чтобы вручную оформлять многочисленные счета, договоры, прочие документы, менеджер может налаживать коммуникации с новыми клиентами, расширяя сферу влияния на рынке. Снижается риск ошибок, возникающих из-за воздействия «человеческого фактора».
Эффект от автоматизации бизнеса в небольших компаниях заметен быстрее, в крупных корпорациях нужно потратить немало времени на обработку и настройку в CRM под конкретные нужды и цели.
Индивидуальная настройка бизнес-процессов подходит тем компаниям, которые хотят:
- снизить количество типичных ошибок, которые нередко встречаются при заполнении документов, отчетности вручную;
- ускорить выполнение стандартных процессов;
- повысить эффективность деятельности.
Еще одно преимущество такого подхода - в CRM отображено, кто работает над конкретной задачей, какие шаги предпринимает сотрудник для ее выполнения. Такая прозрачность позволяет руководителю оценивать индивидуальную эффективность каждого работника.
Работа с бизнес-процессами
В главном меню корпоративного портала есть раздел «Бизнес-процессы». Перейдя в него, вы получите доступ к четырем основным вкладкам:
- Задания бизнес-процессов - здесь хранятся все задачи, которые требуют определенной реакции. Здесь можно узнать количество процессов, воспользоваться фильтрами, чтобы найти конкретную задачу.
- Мои процессы - полный перечень бизнес-процессов, которые когда-либо запускали вы лично.
- Процессы в ленте - список процессов, к которым у вас есть прямой доступ.
- Все активные - перечень запущенных, но еще не завершенных процессов. Просматривать все активности можно в календаре, просто кликните на нужную дату. Администратор имеет доступ к функции удаления зависших процессов, которые уже не требуют завершения. Обычные пользователи могут совершать такие действия только над задачами, которые запущены лично ими.
В системе есть особые фильтры, позволяющие осуществлять поиск. Используя их, вы получаете доступ к тем бизнес-процессам, которые интересуют вас в конкретный момент времени.
Создание бизнес-процесса в Битрикс24
Чтобы создать новый бизнес-процесс в Битрикс24, следуйте простой инструкции. Зайдите в Живую ленту > Еще > Процессы > Создать новый процесс (внизу списка). Используя вкладку «Настройки», вы задаете параметры конкретной задачи. Заполните необходимые поля:
- название;
- подробное описание;
- индекс сортировки по степени важности;
- картинка.
Во вкладке «Подписи» вы можете оставлять примечания к каждому этапу процесса. Если вы хотите ограничить круг лиц, участвующих в решении конкретной задачи, используйте вкладку «Доступ». Здесь нужно ввести имена сотрудников, которые будут видеть конкретный процесс в системе.
После этого сохраните изменения. Процесс появится в списке ранее созданных бизнес-процессов. Его можно изменить или отредактировать, а также продублировать в Живой ленте (для этого поставьте галочку в специальное поле).
Алгоритм запуска бизнес-процесса
Запускать созданные процессы в системе Битрикс24 можно вручную и автоматически. Если перед отправкой информации конкретным сотрудникам требуется ее корректировка, стоит выбрать ручной запуск. Если вы хотите, чтобы процесс сразу заработал, выбирайте автоматические настройки. Если в документы вносятся корректировки, участники видят это.
Как настроить бизнес-процесс в Битрикс24
Давайте рассмотрим настройку портала на конкретном примере. Представим, что сотруднику компании нужно подать заявление на отпуск. Он заходит в «Живую Ленту», открывает вкладку «Еще», потом переходит в «Процессы» и выбирает шаблон «Заявление на отпуск». Как видите, настройки системы интуитивно понятные, поэтому разобраться с ними может каждый.
После заполнения полей, отмеченных звездочкой, сотрудник нажимает кнопку «Отправить». После этого заявление уходит к непосредственному руководителю, постепенно передается по автоматизированной цепочке к генеральному директору, который подписывает заявление на отпуск сотрудника. На этом этапе создатель процесса получает уведомление. На этом этапе процесс еще не завершен, потому что сначала бухгалтер компании должен оформить отпуск. Это тоже отмечается в программном обеспечении, после чего процесс переходит в архив.
Раньше конкретному сотруднику, который хочет взять отпуск, нужно было вручную заполнять заявление, распечатывать его, нести на подпись начальнику, потом передавать вышестоящему руководству. По пути заявление могло потеряться, его бы пришлось переписывать. Сотрудник тратил бы свое рабочее время не на решение каких-то задач компании, а на бюрократическую волокиту. Автоматизация бизнес-процессов избавляет от такой необходимости.
Настройка бизнес-процессов с их последующей отладкой возможна собственными средствами. Но будьте готовы поработать и над обучением сотрудников, чтобы избежать казусных ситуаций и повторных действий с их стороны, если бизнес-процесс уже об этом позаботился.
